onkostennotaDe verwerking van onkostennota’s is in vele ondernemingen nog altijd tijdrovend en duur. Xpenditure (Mechelen) en YouCtrl (Kontich) gaan daar samen iets tegen doen. Ze sluiten een partnership dat de besparing voor de klanten maximaliseert. Xpenditure levert het mobiele, op het web gebaseerde onkostenbeheersysteem. YouCtrl integreert dat met het ERP-systeem. End-to-end digitalisering versnelt het hele proces drastisch.

Het beheer van onkostennota’s is in heel wat bedrijven een onderschatte verborgen kost. “Xpenditure maakt komaf met papier en automatiseert het proces, van declaratie tot goedkeuring, boekhoudkundige verwerking en archivering voor de fiscus”, zegt Boris Bogaert, CEO van Xpenditure. “De dienst draait in de cloud en is bijgevolg altijd en overal toegankelijk. Ook voor medewerkers in het buitenland geeft dat veel voordelen.”

Ook aan de ERP-kant is er een belangrijke tijds- en kostenbesparing te realiseren, zegt Dirk Covens, managing partner van YouCtrl: “Dankzij integratie met ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics, SAP of Unit4 Agresso verwerkt de boekhouding de goedgekeurde onkosten zonder manuele tussenkomst. Voor die integratie zorgt YouCtrl.”

Met de samenwerking verbreden de beide partners hun terrein en daardoor ook de toegevoegde waarde voor de klanten. “Dankzij de integratie met ERP besparen Xpenditure-klanten meer”, stelt Boris Bogaert.

Voor YouCtrl past Xpenditure in een totaalaanpak. YouCtrl helpt financiële afdelingen om hun processen af te stemmen op de strategische doelen en op de informatiebehoeften van beslissingnemers. “Het finance department evolueert van een cost centre naar een profit centre”, zegt Dirk Covens. “De CFO bouwt mee aan de bedrijfsstrategie. Hij helpt de operationele beslissingnemers voorspellen, plannen en keuzes maken. Dat kan alleen wanneer de processen van finance op punt staan. Xpenditure past perfect in dat plaatje. Het is eenvoudig te gebruiken, slim en betaalbaar. Dat ligt helemaal in lijn met de aanpak van YouCtrl.”

Het Mechelse Xpenditure behoort tot de Cardwise holding en werd gelanceerd in maart 2013. Het is een internationaal gerichte onderneming met lokale aanwezigheid en kantoren in de VS (New York), Brazilië (Sao Paulo), Duitsland (Keulen) en België (Mechelen). Vandaag beheren duizenden zakelijke klanten in meer dan 25 landen dagelijks hun onkostennota’s volledig digitaal via de Xpenditure App.